Kurs wprowadzający SmartHome Ready – Nowoczesne instalacje domowe – Część I – Wybór właściwych wykonawców

Jak uniknąć błędów?

Godzimy się na wysoki koszt budowy domu, ale nie musimy godzić się na popełnianie błędów. Prawdopodobieństwo przynajmniej większości z nich możemy zmarginalizować dzięki działaniom metodycznym i stosowaniu BHP. Przyjrzyjmy się przypadkowi p. Kowalskiego. Zaufał on elektrykom
„na piękne oczy”. W końcu jakie inne miał wyjście? Obecnie funkcjonuje rynek podaży. Dobrzy wykonawcy dyktują warunki. Ale przecież wszyscy pracują identycznie. Jak okazało się – nie do końca. Co mógł zrobić p. Kowalski i może zrobić każdy stojący przed wyborem ekipy wykonawczej? Zastosować procedury!

Krok 1. Znalezienie potencjalnego wykonawcy.

Źródło – dowolne. W końcu wykonawca musi przejść procedurę weryfikacji. Mimo wszystko z naszego doświadczenia wynika, że częściej dobrych rezultatów można spodziewać się po firmach z polecenia.
Być może dlatego, że fachowcy z polecenia muszą wywiązać się z przekazanego zaufania nie przed jedną, a dwoma osobami. W tym kroku warto pozyskać od kilku do kilkunastu kontaktów.

Krok 2. Rozmowa telefoniczna i weryfikacja wstępna.

Ten krok ma na celu szybkie wybranie dwóch-trzech najlepszych firm z bazy przygotowanej w punkcie pierwszym. Niejednokrotnie już sama rozmowa telefoniczna zadecyduje o odrzuceniu potencjalnego wykonawcy. Bo, jeśli fachowiec od trzech dni nie odbiera telefonu ani nie oddzwania, to czy można liczyć
na coś więcej podczas realizacji? Raczej nie. Warto przygotować sobie krótki skrypt rozmowy, który będzie można powtarzać z wykonawcami innych branż, tak by nie tracić swojego ani ich czasu.

Pytania podstawowe:

• Dostępność terminów – podstawowy warunek umożliwiający kontynuację rozmowy;
• Obszar działania – z uwzględnieniem ewentualnych dopłat za odległość;
• Zakres prac – czy nasze potrzeby korespondują z ofertą danej firmy.

W przypadku pozytywnych odpowiedzi na pierwsze trzy pytania można przejść do części merytorycznej.

Pytania rozszerzające:

• Ceny – nie wchodząc w szczegóły: czy firma ma stały cennik, czy wycenia osobno poszczególne prace;
• Forma rozliczenia – niektórzy wykonawcy już w trakcie rozmowy zasugerują, że są elastyczni
  w kwestiach formalnych, warto to również uwzględnić;
• Doświadczenie – delikatne pytanie, które zadane w odpowiednim momencie w odpowiedni sposób będzie wymagało odpowiedzi, np. „A ile lat właściwie działacie na rynku?”
  lub „A ile projektów/instalacji takich jak moja już zrealizowaliście?”;
• Projekty referencyjne – w jaki sposób można zapoznać się z ich wcześniejszymi realizacjami?

 

Tak przeprowadzona, krótka rozmowa telefoniczna może spowodować odrzucenie kilku kolejnych kandydatów. Brak konkretnych, rzeczowych odpowiedzi może nie świadczyć dobrze o wykonawcy.
W trakcie pierwszej rozmowy telefonicznej nie warto pytać o szczegółowe ceny – nie będą one
w żadnej mierze miarodajne.

„ (…) krzyżujące się przebiegi tras kablowych i rur ogrzewania. Pierwsza była wykonana instalacja elektryczna, która w następnym etapie budowy sporo namieszała przy wykonywaniu instalacji hydraulicznych. ze względu na fakt, że łatwiej obejść kablem rurę niż na odwrót mimo poprawnego wykonania prac elektrycznych to właśnie one uległy modyfikacjom i dopasowaniu do instalacji hydraulicznych. (…)”

Jedna z odpowiedzi w ankiecie realizowanej do celów raportu.

Krok 3. Spotkanie i wycena

Dla zaoszczędzenia własnego jak i wykonawcy czasu, najlepiej do tego etapu wytypować tylko dwie, trzy firmy. Umawiając się na spotkanie warto poinformować, że po nim liczymy na wycenę prac i dostarczymy wszystkie niezbędne informacje do jej przygotowania. Jeśli to możliwe, polecamy spotkanie bezpośrednio
na miejscu budowy. Dzięki temu nie tylko możemy zobaczyć fachowca „w akcji” ale też uzyskać ciekawe porady, czy wskazówki odnośnie naszego budynku.

 

Krok 4. Analiza wycen.

Po przeprowadzeniu spotkań z wytypowanymi firmami i uzyskaniu kosztorysów może okazać się,
że one znacznie od siebie odbiegają. Różnice mogą mieć źródło w marży firmy – na to nie mamy wpływu, lub – częściej – w nieścisłościach odnośnie zakresu. Po prostu jedna firma ma w zwyczaju nie uwzględniać w pierwszym kosztorysie pewnych elementów, by wyglądać na atrakcyjniejszą, a inna uwzględnia wszystkie elementy, „do ostatniej śrubki”. Dlatego, tak ważne jest, by uzyskać wyceny od przynajmniej dwóch firm,
a najlepiej trzech. Następnie, może to wymagać nieco perswazji, należy zadbać o to, by każda wycena zawierała jak najbardziej szczegółowy spis dostarczanych materiałów i wykonywanych prac. Nawet jeśli
z daną dziedziną techniki spotykamy się pierwszy raz, będziemy w stanie zauważyć, że pewna pozycja pojawia się w dwóch wycenach, a w trzeciej jej brak. Tego typu braki należy jak najszybciej wyjaśnić
z wykonawcą.

 

Krok 5. Wybór wykonawcy.

Dopiero po tak przeanalizowanych ofertach będziemy w stanie wybrać najkorzystniejszą dla nas firmę.
To jednak nie jest jeszcze moment, by przekazywać zaliczkę. Następnym krokiem jest weryfikacja rynkowa firmy. Prawdopodobnie analiza ofert wymagała kilkukrotnego kontaktu telefonicznego z wykonawcą. Zbudowaliśmy zatem na tyle bliską relację, by zadać następujące pytanie:

Czy może Pan przekazać mi kontakt do trzech Pana klientów, u których niedawno wykonywał Pan podobne prace?

Dobry wykonawca z dłuższym doświadczeniem bez problemu przekaże kilka numerów telefonów,
lub w ostateczności adresów e-mail do swoich klientów. Jeśli nie chce tego zrobić, powinien to być mocny sygnał do odrzucenia jego kandydatury. Po uzyskaniu numerów równie ważne jest, by rzeczywiście zadzwonić do tych osób. Być może nie tylko upewnią nas o dobrej decyzji, ale też przekażą swoje sugestie, doświadczenia, a może nawet zaproszą do obejrzenia prac danej firmy wykonawczej. Jeśli w trakcie rozmów telefonicznych nie pojawiły się wyraźne obiekcje odnośnie danej firmy, jest zielone światło do jej wyboru.

 

Krok 6. Zamknięcie sprzedaży.

Ostatnim krokiem jest finalizacja wyboru – podpisanie umowy. Niejednokrotnie w pędzie postępujących prac instalacyjnych lub ekscytacji znalezioną upragnioną firmą zapomina się o tym tak ważnym momencie,
jak podpisanie umowy.  Jest to o tyle ważne, że na wykonawcy wymusza ona ponowne przeanalizowanie swoich warunków. Być może do pewnych elementów kosztorysu na wcześniejszych etapach osoba wyceniająca podchodzi zgrubnie. Mimo zakładanych dobrych intencji obu stron warto, by zakres prac
i podstawowe zasady współpracy zostały zapisane na papierze. Odwołanie się do tego zapisu jest ostatecznością, ale warto na tą ostateczność być przygotowanym.

Tak przedstawioną procedurę postępowania z wykonawcami można zastosować do każdej branży. Niejednokrotnie podczas budowy domu na miejscu pojawia się nawet kilkanaście ekip wykonawczych.
W przypadku wyboru losowych wykonawców istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że przynajmniej jedna z nich nie spełni naszych oczekiwań i narazi nas na duże koszty. Powyższa procedura ma za zadanie w możliwie najwygodniejszy sposób zminimalizować to ryzyko i zaoszczędzić kilka, kilkanaście lub kilkadziesiąt tysięcy złotych.

Już wkrótce otrzymasz drugą część raportu, z której dowiesz się dlaczego podczas budowy domu pojawia się tak dużo przeróbek, ile one kosztują i jak zadbać o to, by nie zniszczyły naszego budżetu. Dla ułatwienia pracy przy wyborze wykonawcy do niniejszego raportu dołączamy wygodną w użyciu tabelę ułatwiającą postępowanie według opisanej przez nas procedury.